Elektronikus levelezés fogalma, előnyei, hátrányai
Az elektronikus levelezés a legrégebbi Internet-szolgáltatás. Segítségével percek alatt küldhetünk szöveges üzenetet akár egy másik földrészre. Az elektronikus posta (e-mail) olyan rendszer, amelynek segítségével más felhasználók számára fájlokat vagy üzeneteket küldhetünk. A küldő és a fogadó fél azonos vagy különböző típusú számítógépeken dolgozhat. Az elektronikus posta hasonlóan működik a mindennapi életben már megszokott postai szolgálathoz. A hálózathoz csatlakozó felhasználók mindegyikének saját postaládája van. Amikor ide valamilyen postai küldemény érkezik, az mindaddig ott marad, amíg el nem olvassuk és ki nem töröljük. A hagyományos postához hasonlít az is, hogy a felhasználó számára csak akkor tudunk üzenetet küldeni, ha ismerjük a címét. Ha a postai rendszer valamilyen oknál fogva nem képes az üzenet kézbesítésére, akkor mindent megtesz annak érdekében, hogy azt a küldő félhez visszajuttassa, bár félrecímzett üzenet esetében előfordulhat, hogy az üzenet útközben valahol „elveszik”.
Ha az e-mail segítségével üzenetet akarunk küldeni, akkor ismernünk kell a fogadó címét. Az e-mail felhasználásával különböző fájlok továbbíthatók
Több levelezőprogram is létezik (Microsoft Outlook és Outlook Express, Thunderbird, webes kliensek, …) melyeknek a használata ma már rendkívül egyszerű. Nincs más dolgunk, mint beírni a címet, esetleg csatolni egy fájlt a levélhez, valamint megírni a levelet, és az máris küldhető. A bemenő és kimenő információ többnyire szöveg formátumú (a mellékletek lehetnek kép hang formátumúak is), a kódolást és dekódolást a levelezőprogram illetve a kapcsolódást biztosító protokollok és hardver elemek végzik, az átviteli közeg az Internet.
Előnyei:
gyors, egy többoldalas levél is néhány másodperc alatt elküldhető
kényelmes: bármikor elküldhető, s akkor olvassa a címzett, amikor erre ideje van
praktikus: ugyanazt a levelet egyszerre több embernek is el lehet küldeni.
szövegek mellett adatok (hang, kép, dokumentum) is küldhetőek
a levelek tárolása és visszakeresése egyszerűbb, mint a hagyományos levél esetén
nincs eltévedt levél, ismeretlen cím esetén a küldemény visszapattan a feladónak.
az érkezett levél könnyen javítható szerkeszthető, tovább- ill. visszaküldhető
olcsó illetve ingyenes
Hátrányai:
vírusveszély
Az e-mail cím alakja
E-mail cím általános alakja: valaki@valahol
Értelmezése: a valaki helyére kerül a tulajdonos neve, vagy azonosítója, ami az angol abc kisbetűit, tartalmazhatja, valamint . – _ karaktereket és célszerű minimum 4 karakternek lennie. Pl.: Kovács Jánosnak lehet jkovacs. Ez a felhasználó azonosítója
A @ (at vagy kukac) egy különleges jel, ami elválasztja a nevet a cím többi részétől.
A cégnév legáltalánosabb esetben a szolgáltató neve, de nagyobb cégek rendelkeznek saját, ún. domain névvel, és akkor az a név áll itt.
A hu az ország kétbetűs nemzetközileg elfogadott rövidítése.
Levelező programok szolgáltatásai
A levelező program beállításai. Egyszer meg kell adnunk a postafiókunk hozzáféréséhez a szükséges adatokat.
Levél küldése. A mai levelezők már lehetővé teszik, hogy a levél szövegén kívül csatolásként fájlokat is küldhessünk (attachment)! Így például adatfájlok, táblázatok, formázott dokumentumok, képek, grafikák, hangfelvételek, filmek vagy akár programok is továbbíthatók.
Levél olvasása, a kapott mellékletek (fájlok) kimásolása a saját fájlrendszerünkbe.
A kapott levél megválaszolása a feladónak. (Nem kell a címzettet már kézzel beírnunk.)
Az érkezett levél továbbítása harmadik személynek. (Nem kell a komplett levelet nekünk lemásolni.)
Címlista kezelése. Itt gyűjthetjük a számunkra szükséges elektronikus levélcímeket. Sokszor más adatok beírására is van lehetőségünk, például teljes név, postai cím, telefonszám. Kellemes szolgáltatás szokott lenni a csoportképzés lehetősége. Egy névvel több címet azonosítunk egyszerre, azaz egy beírással küldhetünk levelet az összes vevőnknek, szállítóinknak, az alkalmazottaknak, barátainknak stb. Egy cím természetesen több csoportban is szerepelhet.
Előre megírt „aláírás” készítése, amelyet minden levél végére automatikusan beilleszt a program, vagy egy gomb lenyomásával beszúrhatunk.
Mappakezelés. A kapott leveleket a levelező rendszeren belül külön mappákba (folder-ek) csoportosítva tárolhatjuk, illetve visszakereshetjük.
A levél felépítése, részei
Az elektronikus levél két részből áll: fejléc és szövegtörzs. A szövegtörzs maga a tulajdonképpeni üzenet, a fejléc pedig a levelezési rendszer számára szükséges információt hordozza. A fejlécet az a levelezőprogram hozza létre, amelyikkel a levelet elküldjük, és mindegyik számítógép hozzáír egy kicsit, amelyiknek a „kezén átmegy” a levél.
A levél részei:
|
A fejléc részei a következők
From: A feladó címe (és esetleg a neve is). Az elektronikus levélcím felépítése a következő:
FELASZNÁLÓNÉV@SZÁMTÓGÉP-DNS-CÍME Pl.: gipszjakab@freemail.hu vagy Pl.: jakab.gipsz@mail.matav.hu Sok esetben a cím utolsó két betűje utal az országnévre (HUngary). A címben nem lényeges, hogy nagy, vagy kisbetűket használunk. Ékezetes betűk és szóköz nem lehet a címben! A From mezőt a küldő levelezőprogram automatikusan kitölti.
To: Címzett. Ide kerül a címzett címe (és neve). Ide több címet is írhatunk.
Date: Dátum. Ez a feladás dátuma és ideje. A levelezőprogram automatikusan kitölti.
Subject: Tárgy. Itt utalhatunk a levél tárgyára. Ezt a mezőt nekünk kell (illik) kitölteni.
Cc: Másolat. Akiket ide írunk, azok is megkapják a levelet.
Bcc: Titkos másolat. Az itt szereplő címek is megkapják a levelet, de akik a To: és Cc: rovatokban vannak, nem tudnak majd erről.
Reply-to: Válaszcím. Ha levelünkre a választ nem a From: rovatban álló címre kérjük, akkor itt lehet megadni egy másik címet.
A többi rovat bennünket kevéssé érdekel (a levelezőrendszert annál inkább). A Received sorokban szerepel azoknak a szervereknek a címe, akiken átment a levél.
A Subject (= Tárgy) rovatot illik (és ajánlatos) kitölteni, mert így az olvasó a levél elolvasása nélkül is tudni fogja, hogy miről van benne szó. (Ugyanis a legtöbb levelezőprogram amikor listázza a kapott leveleket, a dátum és a cím mellett kiírja a levél tárgyát is.)
Ékezetes betűket manapság már többnyire tudunk használni a levelekben. Ha valamiért mégsem mennek át (pl. külföldre írunk) akkor segítségünkre lehet az ún. repülő ékezetes ábrázolás: a’ e’ u’ u: u” o: o”
Elektronikus levél írásakor (a normál szövegszerkesztési gyakorlattal ellentétben) a sorok végére érve mindig ENTER -t kell nyomni! Ha ezt elmulasztjuk, a címzett sokszor egyetlen hosszú sornak látja a levelünket.
Elektronikus levelekben elküldhetünk bármilyen – nem túl nagy méretű – fájlt is, csatolt fájlként. (Attachment) Vigyázat: a legtöbb vírus is így utazik!
Levelezési listák
A levelezési lista a következő szolgáltatást takarja: ha egy levelet küldünk a lista címére, akkor az ott lévő szervergép automatikusan továbbítja azt a listára feliratkozott összes személynek. Hasonlóképpen, ha feliratkoztunk egy listára, akkor az összes levelet megkapjuk, amelyik a lista címére érkezik. Az, hogy hogyan lehet fel- ill. leiratkozni egy listára, listánként változik. Érdeklődni többnyire a listacímre küldött HELP tartalmú levéllel lehet. A listára való feliratkozást alaposan fontoljuk meg, mert egyes listák esetében nagyon sok levelet fogunk kapni!
A „moderált lista” azt jelenti, hogy a listára érkező leveleket egy ember (a moderátor) olvassa el, és csak akkor küldi tovább a listára feliratkozott többi embernek, ha a levél valóban a lista témájába illik.
Ha levelezési listára küldünk levelet, akkor az olyan, mintha egy újságba írnánk cikket. Gondoljuk meg, hogy mit írunk, és hogyan.
Ha levelezési listán megjelent írásra akarunk válaszolni, fontoljuk meg, hogy
Biztos, hogy van értelmes mondandónk?
Biztos, hogy mindenkinek olvasnia kell a válaszunkat (vagy elég lenne csak levélben elküldeni a cikk írójának)?
Levelezőlista használata
A feliratkozás az a folyamat, melynek során a felhasználó e-mail címe bekerül valamelyik levelezőlista címei közé. Két módja van: e-mail útján, vagy webes felületről.
Az e-mail útján való feliratkozás során a listakezelőnek címzett levéllel iratkozunk. Ez a cím gyakorta a levelezőlista nevéből és egy meghatározott karaktersorozatból áll. Pl. a proba nevű levelezőlista esetében, amely a valahol.valami.hu nevű gépen fut, a feliratkozási cím nagy valószínűséggel proba‑request@valahol.valami.hu lesz. A feliratkozólevélben (vagy megfelelő webes felületen) megadható az is, hogy milyen címünkkel akarunk a listakezelő címlistájába bekerülni.
Ha e-mail útján iratkozunk fel és ennek megadása elmarad, akkor az az e-mail cím kerül be a listakezelő nyilvántartásába, ahonnan a levelet feladjuk. A legtöbb listakezelő webes felületen is elérhető, itt egy űrlapon lehet megadni azt az e-mail címet, amiről a listás levelezésünket majd bonyolítani kívánjuk.
A feliratkozási kérelmet, függetlenül attól, hogy webes felületen vagy e-mail útján kezdeményeztük, szinte mindig nyugtázni kell. A feliratkozási címünkre kapunk egy értesítést a feliratkozásról. Ennek visszaküldése a nyugtázás. Adott ideig van lehetőség e válaszra, ennek letelte után a feliratkozási kérelmünk semmis lesz. A nyugtázás után egy rövid leírást kapunk a levelező listával kapcsolatban: célszerű ezt eltenni, mert ebben szerepel sok olyan tudnivaló, amit beállításaink (pl. nomail, digest) kezelése vagy leiratkozás igényelhet.
Listatag bárki, akinek az e-mail címe szerepel a listakezelő egy levelező listájához tartozó e-mail címlistán.
A levelezőlisták archívuma sok e-mail címet tartalmaz, gyakran publikus, és akárki olvashatja azokat. Ezekben az archívumokban a küldemények általában fejléccel együtt szerepelnek. Kéretlen reklámlevél (spam) küldéséhez jó alapanyag ez a címhalmaz. Ezt kivédendő, egyes listakezelők az archívumot csak feliratkozottaknak teszik elérhetővé (habár ez ritka). Szintén ilyen jellegű biztonság, hogy más listakezelők bizonyos szabályok szerint eltorzítják az archívum e-mail címeit.
Jelszó-emlékeztető: a legtöbb listakezelő adott időnként (általában havi rendszerességgel) elküldi a listatagoknak, az adataink módosításához szükséges jelszavukat. Minden levelezőlistával kapcsolatos beállításunkhoz, némelyik lista esetén még az archívum olvasásához is kell a jelszavunk. A havi jelszó emlékeztető nyíltan, kódolatlan levélben érkezik. Az ebben rejlő veszélyre a legtöbb listakezelő ugyanitt fel is hívja a figyelmet.
Leiratkozás: a levelezőlistáról való leiratkozás majdnem pontosan megegyezik a feliratkozással. E-mail vagy gyakran webes felület áll rendelkezésre. A leiratkozási kérelmet szintén nyugtázni kell.
Lista témája: a legtöbb lista tematikus, adott téma köré szerveződik a közösség. Aki nem ebben a témában szól hozzá, az illem ellen vét.
Csatolás: listás levélhez soha ne csatoljunk semmit! A legtöbb listakezelő védekezik is ez ellen: a listára küldhető küldemény méretét korlátozzák.