A névmás más szót, szavakat helyettesítő szó: “más név”. Csak általános, elvont jelentése van, amelyből konkrét, aktuális jelentés csak az adott beszédhelyzetben válik, tehát helyettesítő forma.
Helyettesítheti egy mondat vagy tagmondat már korábban említett, esetleg később említendő szavát (főnév, melléknév, számnév, határozószó), szószerkezetét. Összefoglalhatja egy mondat vagy akár egy egész mű tartalmát is. Névmásokkal nemcsak szövegbeli dolgokra, hanem a beszédhelyzetben lévő tárgyakra, személyekre is utalhatunk, azaz “kiutalhatunk” a szövegből. Ezt a névmáshasználatot “mondatba illesztett gesztusnak” is nevezhetjük.
A névmások fő szerepe a beszédben a tömörítés, összefoglalás, a szükségtelen szóismétlés elkerülése, a szövegrészek közti kapcsolatteremtés. Így a nyelvtani szövegösszefüggés fontos eszközei.
Névmásításnak, latinul pronomalizációnak nevezzük azt a folyamatot, melynek során a szövegben ismétlődő szót névmással helyettesítünk. Például: János negyedikes gimnazista. Vele mentek el barátai a Balatonhoz. A névmást sokszor el is hagyhatjuk, hisz az igei személyrag utal az alanyra és sokszor a tárgyra is. Például: János negyedikes gimnazista. Barátaival ment el (ő) a Balatonhoz.
A szövegbeli utalást sokszor névmásokkal hajtjuk végre. Az utalásoknak három fajtája van:
1. Visszautalás, azaz anafora (¬). Visszautaló szerepben lehet személyes, birtokos, mutató, határozatlan és általános névmás. Például: Az osztály tegnap kirándult. Estére mindannyian elfáradtunk.
2. (Beszéd)helyzetre való utalás, azaz deixis (). Deixis szerepében a mutató névmás áll. Például: Ide lőjetek!.
3. Előreutalás, azaz katafora (®). Előreutaló szerepben állhat személyes névmás, birtokos, mutató, általános és határozatlan. Például: Valami elmúlt.
A vonatkozó névmások mondatbevezetőként és címként kataforikusak (Aki a kicsit nem becsüli…), tagmondatok kötőszavaként, ha a második tagmondatban szerepelnek, visszautaló jellegűek (Nem mind arany, ami fénylik.)